Quelles sont les solutions de stockage d’archives physiques ?

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Les entreprises doivent accorder une importance particulière au stockage correct de leurs archives physiques. De nombreux enjeux en sont liés, notamment les enjeux légaux et économiques. Il est nécessaire de mettre en place un système de stockage de ses archives physiques en ayant l’assurance que celui-ci résistera parfaitement à l’épreuve du temps. Cela passe par la prise de mesures de sécurité et de qualité du lieu de stockage. Découvrez les solutions qui se présentent à vous pour stocker idéalement vos archives physiques.

Archivage en interne : une option contraignante !

Vous pouvez décider d’archiver en interne les documents de votre entreprise. Mais sachez que c’est une option assez contraignante ! En effet, il n’est pas facile d’aménager un local d’archivage qui réunit toutes les conditions pour stocker convenablement ses dossiers. Car pour conserver durablement des documents physiques, en plus de s’équiper d’un mobilier adapté, il faut prendre des mesures de sécurité et de qualité de l’espace. Cela s’impose pour éviter la dégradation du papier. Dans un local d’archivage bien conditionné, la température doit être d’environ 18 °. En outre, il est bon que l’intérieur soit à l’abri de la lumière et de l’humidité. Les étagères, les conteneurs de stockage, les armoires de rangement et toutes les autres installations du local doivent être conçu pour recevoir vos dossiers, vos cartons et autres classeurs sans que leur contenu ne soit altéré.

L’archivage en interne étant complexe, il est préférable de chercher un lieu adapté au stockage de documents physiques. Vous en trouverez en contactant simplement un organisme spécialisé dans l’archivage.

Stockage des archives physiques dans des entrepôts adaptés

En ayant recours au service d’un professionnel de l’archivage, vous pourrez stocker vos archives physiques dans des entrepôts adaptés. Ces endroits sont créés en respectant les normes de sécurité les plus strictes. En général, ces entrepôts sont situés en dehors des zones d’habitation. Leur construction est faite le plus souvent en pierre, avec une charpente en métal, une façade en bardage et un sol en béton. En outre, ces entrepôts sont dotés de murs et de portes-coupe-feu et disposent de détecteurs de fumées. Extincteurs et alarmes anti-intrusion font également partie des dispositifs de sécurité de ces lieux de stockage de documents physiques.

Les conditions que réunissent ces entrepôts d’archivage garantissent l’intégrité des archives physiques. Lorsque vous retrouverez en cas de besoin un document, celui-ci sera intact et n’aura rien perdu de sa valeur.

Le stockage des archives physiques au sein de ces entrepôts se fait dans des conteneurs adaptés. Les dispositions prises par les archivistes par rapport à ces conteneurs permettent d’accéder facilement aux documents.

Notez également que l’archivage dans les entrepôts est réalisé de façon anonyme. Et lorsque le temps de détruire vos documents archivés arrive, vous pouvez confier cette tâche aux professionnels qui gèrent ces locaux.

Le stockage conditionné, une solution intéressante pour l’archivage des documents de valeur

Vous avez des documents physiques à archiver qui sont plus importants que les autres. Les informations qu’ils contiennent doivent être conservées indéfiniment. Après de nombreuses années, il faut que le papier soit intact. Pour l’archivage de ces documents de valeur, la solution la plus intéressante est le stockage conditionné. Les archives sont disposées dans des locaux qui bénéficient d’un système complet de régulation du climat. Celui-ci surveille divers facteurs climatiques afin que les documents conservés ne se détériorent pas, même après une centaine d’années de stockage. Le système veille notamment à ce que l’humidité et la température soient constantes et alerte quand ces valeurs ne sont pas en conformité avec les normes établies.

Dans le cadre d’un stockage conditionné, l’humidité est généralement maintenue entre 40 % et 60 %. La température est régulée entre 16 ° et 20 °. Aussi, une vérification est faite toutes les 24 heures pour s’assurer d’une ventilation optimale. Et pour préserver l’intégrité des documents, un système unique d’extinction au gaz en cas d’incendie est mis en place.